Tự đánh giá là một khâu quan trọng trong hoạt động kiểm định chất lượng trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp (gọi tắt là trường). Đó là quá trình trường tự xem xét, nghiên cứu trên cơ sở các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành để báo cáo về tình trạng chất lượng, hiệu quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, nhân lực, cơ sở vật chất cũng như các vấn đề liên quan khác, từ đó tiến hành điều chỉnh các nguồn lực và quá trình thực hiện nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.

Tự đánh giá không chỉ tạo cơ sở cho công tác đánh giá ngoài mà còn là cơ sở để trường cải tiến chất lượng, đồng thời thể hiện tính tự chủ và tính tự chịu trách nhiệm của trường trong toàn bộ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, dịch vụ xã hội theo chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp với sứ mạng và mục tiêu của trường.

Trong quá trình tự đánh giá, căn cứ từng tiêu chuẩn và tiêu chí, trường tập trung thực hiện những việc sau:

a) Mô tả, làm rõ thực trạng của trường;

b) Phân tích, giải thích, so sánh và đưa ra những nhận định; chỉ ra những điểm mạnh, những tồn tại và những biện pháp khắc phục;

c) Lên kế hoạch hành động để cải tiến, nâng cao chất lượng giáo dục.

Mục đích chính của hoạt động tự đánh giá là nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng đào tạo và để đăng ký kiểm định chất lượng giáo dục.

Tự đánh giá là một quá trình liên tục, đòi hỏi nhiều công sức, thời gian, phải có sự tham gia của nhiều đơn vị và cá nhân trong toàn trường. Hoạt động tự đánh giá đòi hỏi tính khách quan, trung thực và công khai. Các giải thích, nhận định, kết luận đưa ra trong quá trình tự đánh giá phải dựa trên các minh chứng cụ thể, rõ ràng, đảm bảo độ tin cậy, bao quát đầy đủ các tiêu chí trong bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục.

Tự đánh giá là một khâu quan trọng trong việc lập kế hoạch nâng cao chất lượng đào tạo của trường, được minh hoạ trong Hình 1. Tự đánh giá giúp trường rà soát, tự xem xét thực trạng của trường, từ đó điều chỉnh mục tiêu cho giai đoạn tiếp theo, lập kế hoạch và hành động theo kế hoạch. Sau đó lại tiếp tục rà soát, xem xét lại thực trạng và điều chỉnh mục tiêu theo hướng cao hơn.

2. Quy trình tự đánh giá:

Quy trình tự đánh giá gồm các bước sau: xác định mục đích, phạm vi tự đánh giá; thành lập Hội đồng tự đánh giá; lập kế hoạch tự đánh giá; thu thập thông tin và minh chứng; xử lý, phân tích các thông tin và minh chứng thu được; viết báo cáo tự đánh giá và triển khai các hoạt động sau khi hoàn thành tự đánh giá. Quy trình trên được triển khai cụ thể như sau:

a) Xác định mục đích, phạm vi tự đánh giá

Mục đích của tự đánh giá là nhằm giúp trường cải tiến, nâng cao chất lượng đào tạo và để đăng ký kiểm định chất lượng.

Phạm vi của tự đánh giá bao quát toàn bộ hoạt động của trường theo bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

b) Thành lập Hội đồng tự đánh giá

Hội đồng tự đánh giá do Hiệu trưởng ra quyết định thành lập có nhiệm vụ triển khai các hoạt động tự đánh giá. Hội đồng tự đánh giá có ít nhất 11 thành viên, trong đó:

Chủ tịch Hội đồng là Hiệu trưởng;

Phó Chủ tịch Hội đồng là Phó Hiệu trưởng

Các uỷ viên là:

+ Đại diện Hội đồng trường hoặc Hội đồng quản trị;

+ Đại diện Hội đồng khoa học và đào tạo;

+ Các trưởng phòng, ban, khoa, bộ môn;

+ Trưởng đơn vị (bộ phận) chuyên trách về đảm bảo chất lượng;

+ Đại diện giảng viên;

+ Đại diện tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam;

+ Đại diện các đoàn thể và tổ chức xã hội của trường.

Chủ tịch Hội đồng tự đánh giá có nhiệm vụ:

Điều hành Hội đồng;

Thành lập Ban thư ký giúp việc cho Hội đồng;

Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên của Hội đồng;

Triệu tập và điều hành các phiên họp của Hội đồng;

Phê duyệt kế hoạch tự đánh giá;

Chỉ đạo quá trình thu thập thông tin, minh chứng, xử lý, phân tích và viết báo cáo tự đánh giá;

Phê duyệt đề cương tự đánh giá;

Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai tự đánh giá và các nhiệm vụ khác.

Các uỷ viên Hội đồng tự đánh giá có nhiệm vụ thực hiện và chịu trách nhiệm về những công việc do Chủ tịch Hội đồng phân công.

Giúp việc cho Hội đồng tự đánh giá là Ban Thư ký do Trưởng đơn vị (bộ phận) chuyên trách về đảm bảo chất lượng làm trưởng ban. Thành viên Ban Thư ký bao gồm các cán bộ của đơn vị (bộ phận) chuyên trách về đảm bảo chất lượng và các cán bộ khác do Hội đồng tuyển chọn.

Các thành viên của Ban Thư ký được tổ chức thành các nhóm công tác chuyên trách. Mỗi nhóm công tác có 4-5 người, phụ trách 1-2 tiêu chuẩn và do một thành viên của Hội đồng phụ trách. Mỗi thành viên của Ban Thư ký không tham gia quá 2 nhóm công tác chuyên trách (xem Phụ lục 1 và 2).

Các đơn vị liên quan khác trong trường có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ các nhóm công tác để triển khai tự đánh giá.

c) Lập kế hoạch tự đánh giá

Kế hoạch tự đánh giá do Hội đồng tự đánh giá xây dựng nhằm sử dụng có hiệu quả thời gian và các nguồn lực của trường để đảm bảo đạt được mục đích của đợt tự đánh giá (xem Phụ lục 3). Kế hoạch tự đánh giá của trường phải thể hiện được các nội dung sau:

- Mục đích và phạm vi của đợt tự đánh giá;

- Thành phần Hội đồng tự đánh giá (danh sách kèm theo);

- Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên của Hội đồng, xác định những công việc phải thực hiện ứng với từng tiêu chuẩn, thời gian bắt đầu và kết thúc, người chịu trách nhiệm chính, người phối hợp;

- Công cụ đánh giá (các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng);

- Xác định các thông tin và minh chứng cần thu thập;

- Dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động các nguồn lực cho các hoạt động;

- Thời gian biểu: chỉ rõ khoảng thời gian cần thiết để triển khai tự đánh giá và lịch trình thực hiện các hoạt động cụ thể.

d) Thu thập thông tin và minh chứng

Thông tin là những tư liệu được sử dụng để hỗ trợ và minh hoạ cho các nhận định trong báo cáo tự đánh giá của trường. Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo độ tin cậy và tính chính xác.

Minh chứng là những thông tin gắn với các tiêu chí để xác định tiêu chí đạt hay không đạt. Các minh chứng được sử dụng làm căn cứ để đưa ra các nhận định trong báo cáo.

Căn cứ vào các tiêu chí của 10 tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng, nhà trường tiến hành thu thập thông tin và minh chứng. Thông tin và minh chứng thu được không chỉ phục vụ cho mục đích đánh giá, mà còn nhằm mô tả thực trạng các hoạt động của trường để người đọc hiểu hơn, qua đó làm tăng tính thuyết phục của báo cáo tự đánh giá.

Khi thu thập thông tin và minh chứng, phải kiểm tra độ tin cậy, tính chính xác, mức độ phù hợp và liên quan đến tiêu chí. Hội đồng tự đánh giá phải luôn đặt câu hỏi về các thông tin thu được: Nếu người khác đi thu thập thông tin đó thì có thu được kết quả tương tự như thế không? Liệu những thông tin đó có mang lại cho chúng ta những hiểu biết mới, rõ ràng và chính xác về thực trạng các hoạt động của trường hay không?

Trong trường hợp không thể tìm được thông tin, minh chứng cho một tiêu chí nào đó, Hội đồng tự đánh giá phải làm rõ lý do, sau đó báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo để được chỉ dẫn.

Trong quá trình thu thập thông tin và minh chứng, phải chỉ rõ nguồn gốc của chúng. Lưu trữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp bảo vệ các thông tin và minh chứng đó.

đ) Xử lý, phân tích các thông tin và minh chứng thu được

Một số thông tin phải qua xử lý mới sử dụng được. Các kỹ thuật thống kê được sử dụng nhiều ở công đoạn này. Các thông tin điều tra phải ở dạng số liệu tổng hợp, tránh sử dụng những thông tin làm ảnh hưởng đến các đơn vị hoặc cá nhân cung cấp thông tin.

Thông tin, minh chứng thu được của mỗi tiêu chí được trình bày trong Phiếu đánh giá tiêu chí (Phụ lục 7) trong phạm vi 2 - 3 trang theo các nội dung dưới đây:

- Mô tả và phân tích các hoạt động của trường liên quan đến tiêu chí;

- So sánh với mặt bằng chung, với chính nhà trường trong những năm trước hay với các quy định của Nhà nước để thấy được hiện trạng của nhà trường;

- Đưa ra những nhận định về điểm mạnh và những yếu tố cần phát huy, chỉ ra những tồn tại, giải thích nguyên nhân.

- Xác định những vấn đề cần cải tiến và đề ra những biện pháp để cải tiến những vấn đề đó.

- Xác định tiêu chí đạt hay không đạt yêu cầu. Với mỗi tiêu chí, nếu có đầy đủ minh chứng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chí thì xác nhận tiêu chí đó đạt yêu cầu. Ngược lại thì ghi: chưa đạt yêu cầu.

Với những tiêu chí không có minh chứng để chứng minh tiêu chí đó đạt yêu cầu thì ghi: Không có minh chứng.

Trong quá trình xử lý, phân tích, có thể một số thông tin và minh chứng thu được không phù hợp với các kết quả nghiên cứu, đánh giá ở trong và ngoài trường đã được công bố trước đó. Hội đồng tự đánh giá có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin và minh chứng đó, giải thích lí do không phù hợp.

Phiếu đánh giá tiêu chí là tài liệu ghi nhận kết quả làm việc của mỗi nhóm công tác theo từng tiêu chí và là cơ sở đó tổng hợp thành báo cáo theo từng tiêu chuẩn.

e) Viết báo cáo tự đánh giá

Kết quả tự đánh giá được trình bày dưới dạng một bản báo cáo của trường về 10 tiêu chuẩn đánh giá chất lượng. Báo cáo tự đánh giá là một bản ghi nhớ quan trọng nhằm cam kết thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng của trường.

Báo cáo tự đánh giá phải mô tả một cách ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và đầy đủ các hoạt động của trường, trong đó phải chỉ ra những điểm mạnh, những tồn tại, khó khăn và kiến nghị các giải pháp cải tiến chất lượng, kế hoạch thực hiện, thời hạn hoàn thành, thời gian tiến hành đợt tự đánh giá tiếp theo (xem Phụ lục 5).

Kết quả tự đánh giá được trình bày lần lượt theo 10 tiêu chuẩn đánh giá chất lượng. Trong mỗi tiêu chuẩn, trình bày lần lượt theo từng tiêu chí. Đối với mỗi tiêu chí phải viết đầy đủ 5 phần: Mô tả và phân tích các hoạt động của trường liên quan đến tiêu chí; Điểm mạnh và những yếu tố cần phát huy; Những tồn tại; Kế hoạch hành động; Tự đánh giá dựa trên kết quả đạt được của các nhóm công tác (sử dụng Phiếu đánh giá tiêu chí - phụ lục 7).

Kết quả đánh giá từng tiêu chí được tổng hợp vào bảng Tổng hợp kết quả tự đánh giá (Phụ lục 8).

Tuỳ theo kế hoạch phát triển và chiến lược ưu tiên của mỗi trường mà xác định trọng tâm cải tiến chất lượng cho từng giai đoạn. Về tổng thể, trường phải có kế hoạch khắc phục tất cả những tồn tại, thiếu sót của mình.

Trong một báo cáo tự đánh giá, độ dài ngắn của các phần viết về từng tiêu chuẩn, tiêu chí không nhất thiết phải giống nhau, nhưng cũng không nên quá chênh lệch.

Dự thảo báo cáo tự đánh giá cuối cùng phải được:

- Chuyển cho những người cung cấp thông tin và minh chứng để xác minh lại các thông tin, minh chứng đã được sử dụng và mức độ chính xác của các nhận định rút ra từ đó;

- Các nhóm công tác rà soát lại phần báo cáo có liên quan đến công việc được giao;

- Các thành viên Hội đồng tự đánh giá ký xác nhận vào bản báo cáo tự đánh giá.

g) Các hoạt động sau khi hoàn thành đợt tự đánh giá

Sau khi hoàn thành tự đánh giá, Hội đồng nộp báo cáo tự đánh giá cho lãnh đạo trường để thực hiện các công việc tiếp theo:

- Công bố kết quả tự đánh giá để các thành viên trong trường có thể đọc và cho ý kiến trong vòng ít nhất 2 tuần (trưng bày báo cáo tự đánh giá ở thư viện, phòng truyền thống hay gửi các đơn vị trực thuộc trường);

- Thu thập và xử lý các ý kiến thu được sau khi công bố kết quả tự đánh giá, hoàn thiện bản báo cáo;

- Báo cáo tự đánh giá (chính thức) phải được Hiệu trưởng ký tên, đóng dấu

- Gửi công văn cùng báo cáo tự đánh giá về Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng - Bộ Giáo dục và Đào tạo, trong đó ghi rõ trường đạt hay không đạt tiêu chuẩn chất lượng và đăng ký thời gian trường có thể đón đoàn chuyên gia đánh giá ngoài đến khảo sát;

- Tổ chức lưu trữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp để bảo vệ các thông tin và minh chứng đó;

- Triển khai thực hiện các kiến nghị trong báo cáo tự đánh giá.

3. Cấu trúc bản báo cáo tự đánh giá

Bản báo cáo tự đánh giá được trình bày trên giấy A4 theo quy định về văn bản hiện hành (Xem Phụ lục 6). Bản báo cáo được đóng bìa cứng, có in chữ nhũ. Trên bìa báo cáo ghi tên cơ quan chủ quản, tên trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên nghiệp. Ở giữa trang bìa có tiêu đề “Báo cáo tự đánh giá”. Phía dưới ghi tên tỉnh (thành phố) và năm hoàn thành báo cáo tự đánh giá (xem Phụ lục 4). Sau trang bìa cứng là trang bìa phụ được trình bày tương tự bìa cứng. Tiếp theo là trang Mục lục. Cấu trúc cụ thể của Báo cáo tự đánh giá gồm các phần sau:

a) Phần I. CƠ SỞ DỮ LIỆU KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC

Mục đích của phần này nhằm đưa ra các thông tin khái quát về trường dưới dạng một báo cáo điều tra thực trạng (gồm chủ yếu là các thông tin định lượng) với các nội dung sau:

- Thông tin chung của trường.

- Giới thiệu khái quát về trường.

- Các chỉ số về cán bộ, giảng viên, nhân viên của nhà trường.

- Các chỉ số về người học.

- Các chỉ số về nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ.

- Các chỉ số về cơ sở vật chất, thư viện, tài chính.

b) Phần II. TỰ ĐÁNH GIÁ CỦA TRƯỜNG

Phần này nhằm phân tích, đánh giá sâu các mặt hoạt động của trường bằng cách chỉ ra những điểm mạnh, tồn tại, nguyên nhân, kế hoạch, giải pháp khắc phục. Nội dung được trình bày theo cấu trúc sau:

- ĐẶT VẤN ĐỀ:

Mô tả vắn tắt mục đích, quy trình tự đánh giá, phương pháp và công cụ đánh giá để cung cấp thông tin về bối cảnh của đợt tự đánh giá, nhằm giúp người đọc hiểu rõ nội dung của bản báo cáo. Các thông tin trong phần này mô tả sự tham gia của các thành phần (khoa, ban, phòng, nhân viên, học sinh,...), cách thức tổ chức các thành phần này tham gia đợt tự đánh giá, mục đích tự đánh giá, những lợi ích mà trường thu được.

- TỔNG QUAN CHUNG:

Đây là một phần tóm tắt để giúp người đọc có cái nhìn tổng thể về trường trước khi đọc báo cáo chi tiết. Phần tổng quan này nhằm đạt hai mục đích:

+ Thứ nhất là để giúp người đọc hiểu được bối cảnh chung của trường như các thông tin về cơ sở vật chất, chương trình đào tạo, các vấn đề về tài chính, các vấn đề có ảnh hưởng đến tình hình chung của toàn trường.

+ Thứ hai là để chỉ ra những phát hiện chính trong quá trình triển khai tự đánh giá. Phần này không cần đề cập lần lượt từng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng, nhưng khi trình bày những phát hiện này, phải chỉ ra chúng liên quan đến những tiêu chuẩn nào. Trong phần tổng quan chung cũng phải đưa thêm các thông tin khác để giúp người đọc hiểu rõ báo cáo tự đánh giá. Nhà trường cần nêu các chủ đề và các ý kiến quan trọng của báo cáo tự đánh giá chi tiết, giúp người đọc hiểu được các vấn đề quan trọng mà nhà trường đã xác định trong đợt tự đánh giá này, qua đó thấy được trường đã sử dụng tự đánh giá như một công cụ để cải tiến chất lượng (phần tổng quan không quá 10 trang).

- TỰ ĐÁNH GIÁ (theo từng tiêu chuẩn):

Đây là phần chính của bản báo cáo. Phần này mô tả chi tiết kết quả tự đánh giá của nhà trường, lần lượt xem xét 10 tiêu chuẩn đánh giá. Trong mỗi tiêu chuẩn, lần lượt xem xét theo tõng tiêu chí.

Với mỗi tiêu chí, lần lượt theo các bước: mô tả hiÖn tr¹ng, đánh giá và đề ra các giải pháp khắc phục. Phần đánh giá này là hoạt động quan trọng trong toàn bộ quá trình tự đánh giá. Cụ thể như sau:

+ Mô tả hiện trạng:

Mô tả đầy đủ, chi tiết, trung thực, khách quan hiện trạng hoạt động của trường theo từng tiêu chí. Phần mô tả phải ngắn gọn, súc tích, không quá chi tiết nhưng phải cụ thể, đảm bảo tính khái quát nhằm giúp người đọc hiểu rõ được các hoạt động của trường.

+ Đánh giá:

Trường đánh giá chất lượng, hiệu quả của các hoạt động theo từng tiêu chí, chỉ ra những mặt mạnh, những tồn tại, vướng mắc; phân tích, đưa ra các nhận định và giải thích nhằm giúp người đọc hiểu được vì sao trường lại đánh giá và xếp loại như vậy.

+ Kế hoạch hành động:

Trường đưa ra kế hoạch hành động để tiếp tục duy trì mặt mạnh và có các giải pháp khắc phục các mặt còn tồn tại. Kế hoạch này phải cụ thể và thực tế, tránh chung chung (có các giải pháp khắc phục, cải tiến, thời gian phải hoàn thành và các biện pháp giám sát).

Kế hoạch hành động của trường phải thể hiện quyết tâm cải tiến chất lượng trong các lĩnh vực còn có những tồn đọng, yếu kém. Qua kế hoạch hành động của trường, người đọc sẽ hiểu rõ khả năng nhà trường trong việc tiếp tục quá trình tự đánh giá, liên tục cải tiến chất lượng đào tạo.

+ Tự đánh giá:

Trường tự đánh giá đạt hay chưa đạt yêu cầu của tiêu chí.

(Phần mô tả chi tiết kết quả tự đánh giá của nhà trường theo 10 tiêu chuẩn đánh giá thường dài khoảng 60 - 80 trang)

- Phụ lục

Đây là phần cuối cùng của bản báo cáo. Phần này tập hợp toàn bộ các số liệu của bản báo cáo (các bảng biểu tổng hợp, thống kê, danh mục mã hoá các minh chứng). Các số liệu này rất quan trọng, giúp trường và người đọc dự đoán được xu hướng phát triển của trường trong vài năm tới.

Thông qua các số liệu này, người đọc hình dung được bức tranh toàn cảnh về nhà trường, các đặc điểm địa lý kinh tế - xã hội, các thay đổi đã xảy ra, dự đoán về tình hình người học, các khoa, ban, phòng, chương trình giảng dạy, tình hình tài chính. Kết hợp các số liệu này với các tiêu chuẩn đánh giá, người đọc sẽ thu nhận được đầy đủ thông tin liên quan đến mục tiêu và nhiệm vụ của trường.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO